Jednoduché CRM: šikovný nástroj pre prehľad o klientoch, zákazkách aj komunikácii

Máte niekedy pocit, že sa vám klienti, zákazky a dôležité záznamy začínajú strácať niekde medzi emailmi, poznámkovými blokmi a excelovými tabuľkami? Nie ste sami. Veľa podnikateľov a firiem už niekedy riešilo tento typický problém – ako si udržať prehľad o biznise, rozumieť svojim zákazníkom (ich potrebám) a nezabudnúť na žiadnu obchodnú príležitosť. A pritom netráviť hodiny administratívou v zložitých systémoch.

V tomto článku si ukážeme, čo to CRM vlastne je, a bližšie sa pozrieme na tie jednoduchšie riešenia, ktoré môžu byť neraz pre mnohých dostačujúce.

Ale najskôr – čo to CRM presne je?

Slovo CRM pochádza z anglického „Customer Relationship Management“, čo v preklade znamená „Riadenie vzťahov so zákazníkmi“.

Jednoducho by sa dalo povedať, že CRM je nástroj, ktorý podnikateľom/firmám umožňuje evidovať kontakty, efektívne zaznamenávať klientske vzťahy (nákupy, výsledky, dohody...), sledovať uskutočnenú komunikáciu a evidovať obchodné príležitosti. A to prehľadne na jednom mieste (bez lavírovania medzi poznámkovým blokom a Excelom).

Cieľom používania CRM systému by malo byť presné identifikovanie potrieb zákazníkov, teda posilnenie vzájomného obchodného vzťahu a spokojnosti.

CRM systém tak umožňuje okrem iného:

• ukladať kontaktné a ďalšie údaje (meno, e-mail, telefón, štítky, …)
• zapisovať obchodné udalosti, ich výsledky či poznámky
• sledovať zákazky (napr. v akej fáze sa nachádzajú, čo ďalej treba urobiť alebo ich hodnoty)
• nastavovať pripomienky a úlohy (ktoré často z obchodných aktivít vyplývajú)
• evidovať históriu komunikácie so zákazníkom (napr. emailovú komunikáciu)
• sledovať vývoj a odhady predajov či celkové aktivity a efektivitu v rámci obchodných aktivít
• a mnoho ďalšieho …

A teraz späť k jednoduchosti – na čom ľahké CRM stavia?

Jednoduché CRM je ideálne riešenie pre menšie až stredné firmy, ktoré potrebujú mať jasný prehľad o svojich klientoch aj zákazkách. Z logiky názvu by tieto riešenia mali poskytovať len skutočne kľúčové funkcionality, ktoré využije (takmer bez výnimky) každý.

A každý určite potrebuje evidovať klientske vzťahy, pripomínať si úlohy, kontrolovať stavy rozbehnutých zákaziek alebo sledovať, ako sa v biznise darí.

To by malo byť gró a cieľ jednoduchého CRM = mať prehľad o svojom biznise a teda dobre identifikovať potreby klientov.

Jednoduché CRM riešenia v dnešnej dobe

Možno ste sa už stretli s pomerne drahými a robustnými CRM riešeniami, ktoré sa v dnešnej dobe rozvinuli až do takej miery, že už nie sú až také jednoduché a používatelia sa po príchode v množstve funkcií strácajú.

Čo často môže niekoho odradiť tak, že si nakoniec povie, že „radšej zostane v tom Exceli a poznámkovom bloku“.

Napríklad FreshFlow si dáva za cieľ niečo úplne iné – poskytnúť hneď po prvom príchode ľahko pochopiteľné, prehľadné a ľahké CRM pre každého, kto chce mať lepší a automatizovaný prehľad o svojom biznise.

Poďme sa pozrieť na funkcie jednoduchých CRM

Teraz si predstavme základné funkcionality, ktoré by v žiadnom (ani ľahkom) CRM nemali chýbať.

História vzťahov s klientmi a práca so zaznamenanými vzťahmi

V každom ľahkom CRM by ste mali vidieť do vnútra vášho vzťahu s daným klientom – teda čo bolo dohodnuté, nakúpené, s akým výsledkom a čo bolo dohodnuté napríklad nabudúce.

Táto evidencia, ktorej sa v jazyku CRM hovorí „História vzťahov s klientmi“, sa tvorí automaticky samotným zadávaním aktivít do kalendára. Využívanie kalendára prepojeného s CRM má teda zásadný benefit, ktorý vás nestojí žiadnu prácu navyše. Stačí využívať správny kalendár a zadávať doň aktivity (a výsledky).

V týchto vzťahoch by ste mali mať aj možnosť pracovať a ľahko sa v nich orientovať, napríklad filtrovaním na získanie toho správneho segmentu vašich klientov (napríklad na zaslanie ponuky).

Prehľad o vašich zákazkách – obchodné funkcie CRM

Základom každého CRM je aj práca s obchodom – teda jednotlivými zákazkami. Každý biznis síce pracuje s klientmi, ale aj s nimi spojenými zákazkami, čiže s obchodnými prípadmi. Tie by vám mali poskytnúť prehľad o všetkých obchodoch, ktoré máte či už rozbehnuté, alebo ukončené.

CRM vám tak napríklad ukáže, v akom stave (fáze) sa nachádzajú jednotlivé zákazky, pripomenie, čo treba v zákazke urobiť ďalej (napr. v podobe evidovania budúcej aktivity) a znázorní, o aké hodnoty (€) v jednotlivých prípadoch ide.

Spojenie jednoduché CRM x úlohy

Z obchodných aktivít a zákaziek často vyplývajú úlohy. Tie treba evidovať a pripomínať. Vďaka prepojeniu CRM a úloh ich môžete evidovať prehľadne a nie izolovane v samostatnom nástroji.

Úlohy sa v CRM môžu evidovať z uskutočnených udalostí ako nasledujúce aktivity. Tým sa prepisujú do zoznamu úloh, ako aj do kalendára a ku klientovi (prípadne k zákazke).

Vo FreshFlow je modul úloh a projektov zároveň plnohodnotným nástrojom pre vaše projektové riadenie.

Sledujte, ako sa vášmu biznisu darí – vďaka automatickým reportom

Každý určite potrebuje sledovať, ako sa v priebehu času biznisu darí – nielen kvôli spätnej väzbe, ale predovšetkým na včasné rozhodovanie, optimalizáciu procesov a zameranie sa na to, čo funguje a kde treba pridať.

Jednoduché CRM vám zabezpečí automatický prehľad o predajoch a často aj o ich odhadoch do budúcnosti. Stačí len zadávať vaše zákazky (obchodné prípady) a ich hodnoty do CRM a systém vykoná vyhodnotenie.

Vo FreshFlow sú štatistiky doplnené aj reportmi kalendárových aktivít a výsledkov. Vďaka tomu vždy vidíte aktivitu aj výsledkovú efektivitu každého obchodníka.

Prehľadný adresár kontaktov

Aby ste vždy ľahko našli kontakt, ktorý hľadáte, je dôležité mať prehľadný adresár. V moderných CRM riešeniach si môžete zobraziť širokú škálu informácií, napríklad dátum plánovanej budúcej aktivity s kontaktom, výsledok poslednej komunikácie, akékoľvek vami definované vlastné polia alebo štítky, ktoré sú ku kontaktu priradené.

Evidencia emailovej komunikácie

Pre dokonalý prehľad o komunikácii s klientom ponúkajú jednoduché CRM často možnosť prepojenia s emailovou schránkou. Vďaka tomu si môžete evidovať e-mailovú komunikáciu priamo pri klientovi, teda v jeho karte.

Emaily tak nemusia zostávať len v e-mailovej schránke jedného človeka, ale prístup k nim má celý tím.

Aké jednoduché CRM vybrať?

Aby ste si vybrali správne CRM, treba si najskôr ujasniť, čo od neho očakávate.

Niektoré jednoduché CRM sú zamerané hlavne na internú správu kontaktov, obchodných príležitostí (zákaziek) a komunikácie, ako napríklad práve FreshFlow.

Iné riešenia (ako HubSpot alebo Zoho) ponúkajú silnejšie marketingové funkcie (napr. emailové automatizácie či kampane), prípadne prepájajú CRM s prepracovaným projektovým riadením (monday.com).

Ak však hľadáte robustné riešenie so širokým ekosystémom doplnkov, napríklad pre účtovníctvo alebo pokročilú dátovú analytiku, potom je vhodnou voľbou Salesforce. To už ale spadá do kategórie komplexných CRM, nie jednoduchých či ľahkých.

Časté otázky