CRM kalendár – jednoducho dostupný a zároveň mocný nástroj

Obyčajný firemný kalendár alebo CRM kalendár?

Firemný kalendár dnes využíva asi každý, kto podniká alebo pracuje v nejakej spoločnosti. Zadávajú sa doň obchodné udalosti, prípadne aj ich výsledky, a tie lepšie kalendáre vedia pracovať aj s nadväzujúcimi (vyplývajúcimi) udalosťami.

Kalendár je v akomkoľvek biznise nenahraditeľný, ale priznajme si to. Čokoľvek sa do kalendára zadá, sú vo väčšine kalendárových riešení len dáta, ktoré v budúcnosti nemajú ďalšie využitie a končia ako tzv. „mŕtve dáta".

Dá sa kalendár vo firme využívať efektívnejšie?

Áno – existujú riešenia, ktoré prepájajú kalendár s inými nástrojmi, napríklad s CRM. V tomto prípade teda najmä s kontaktmi, zákazkami či reportmi. Kalendáre v CRM tak dávajú možnosť so zapísanými kalendárovými aktivitami v budúcnosti pracovať. Riešení existuje mnoho, medzi nimi celosvetovo napríklad HubSpot CRM alebo Zoho CRM. A jedným z českých riešení je aj FreshFlow, ktoré svoj kalendár prepája tak s kontaktmi a zákazkami, ako aj s reportmi.

CRM kalendár, čiže keď firma používa firemný kalendár v CRM

Veľkým benefitom a efektívnou možnosťou dnešných kalendárov v CRM je teda prepojenie. Obchodné aktivity sa väčšinou týkajú niekoho konkrétneho – klientov alebo zákaziek s klientmi. A v rámci budovania dobrého vzťahu s klientom je vhodné si vzťahy evidovať a riadiť. A to napríklad v samotnom Google kalendári nejde.

Ako funguje prepojenie kalendára s kontaktmi?

Vďaka prepojeniu kalendára s kontaktmi tak vo firme získavate automaticky budovanú históriu vzťahov s klientmi, takže vždy viete, čo a kedy prebehlo, s akým výsledkom a čo bolo dohodnuté.

CRM zároveň zahŕňa aj vaše obchodné príležitosti (zákazky), ku ktorým sa tiež vzťahujú aktivity. Vďaka tomu v CRM vždy vidíte, aká je pri zákazke nasledujúca naplánovaná aktivita a čo je teda potrebné urobiť.

A vo FreshFlow je to ešte umocnené tým, že evidujete jasné typy a ich jasné výsledky (z vami preddefinovaných), a to aj rovno so zadávaním nadväzujúcich aktivít, takže vždy vidíte presný kontext.

Ak vám z aktivity vyplynie nadväzujúca aktivita (follow-up), napr. v podobe úlohy, v CRM sa vám automaticky zaeviduje medzi úlohy, do kalendára a tiež k danému kontaktu.

Ako fungujú reporty v CRM kalendári?

Ak do kalendára nezadávate náhodné názvy aktivít, ale jasné typy a ich jasné výsledky, dávate systému možnosť vytvárať reporty kalendárových dát.

A predstavme si – aká spätná väzba môže byť vyššia než tá, ktorá symbolizuje náš denný, týždenný či mesačný program, a teda výkony?

Ako si predstaviť automatické reporty z CRM kalendára?

Ak si zoberieme za príklad CRM kalendár FreshFlow, tak tu stačí definovať pravidelne vykonávané aktivity s ich výsledkami a zadávať ich do kalendára (čo sa napokon v bežných kalendároch robí aj tak). Systém z nich automaticky vytvorí ucelené štatistické dáta.

Možnosťou je zamerať sa napríklad na:

• vývoj v čase
• vývoj počtov jednotlivých aktivít a štruktúry ich výsledkov
• výkony jednotlivých obchodníkov a členov tímu
• výkony jednotlivých klientskych kampaní

Obchodníci tak nemusia svoju obchodnú aktivitu a efektivitu reportovať zvlášť. Pre obchodníkov teda pokoj, pre manažérov kontrola.

Aké sú možnosti CRM kalendárov?

Existuje mnoho riešení, už sme spomenuli zahraničné riešenia v podobe HubSpot CRM alebo Zoho CRM. V princípe ale možnosť párovania kalendárových aktivít s kontaktmi ponúka každé CRM riešenie.

Pre efektívne budovanie klientskych vzťahov je teda základom využívať firemný kalendár v podobe CRM kalendára.

Dobré CRM riešenia dnes ponúkajú kalendár so základným zatriedením aktivít (napr. stretnutie, e-mail, telefonát...) s tým, že k tomu ešte dopíšete ľubovoľný názov aktivity. Vďaka tomu môžete elementárne sledovať, aká je štruktúra a počet jednotlivých druhov aktivít.

Filozofia FreshFlow je v tomto mierne odlišná, keďže vyberáte len vami preddefinované aktivity (napr. telefonát-akvizícia, stretnutie-uzatváranie, porada...) a ich výsledky (napr. dovolané, chce ponuku, podpísané...), čím dávate systému priestor na detailnú analýzu, a to tak z pohľadu štruktúry aktivít vo firemnom kalendári, ako aj z pohľadu výsledkov.

Časté otázky