Zasady przetwarzania danych osobowych

Spółka FreshFlow Systems s.r.o., z siedzibą pod adresem Pražská 636, 252 41 Dolní Břežany, nr identyfikacyjny: 24299057, wpisana do rejestru handlowego prowadzonego przez Sąd Miejski w Pradze w dziale C, wkładka 194216 (dalej zwana „Administratorem”), operator serwera internetowego freshflow.app, dostępnego pod adresem internetowym https://www.freshflow.app (dalej zwana „Stroną internetową”) oraz aplikacji mobilnej FreshFlow (dalej zwana „Aplikacją„) oświadcza, że wszystkie przetwarzane dane osobowe są traktowane jako ściśle poufne i są obsługiwane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa w zakresie ochrony danych osobowych. Administrator poprzez Aplikację i Stronę internetową oferuje Użytkownikowi korzystanie z Oprogramowania. Administrator jest w stosunku do danych osobowych Współpracowników i klientów Użytkownika podmiotem przetwarzającym, a Użytkownik jest administratorem tych danych osobowych. Administrator jest w stosunku do danych osobowych Użytkownika administratorem tych danych.

Na potrzeby niniejszych Zasad przetwarzania danych osobowych (dalej zwanych „Zasady„) poniższe terminy mają następujące znaczenie:

Danymi osobowymi są wszelkie cechy, które identyfikują i wyróżniają człowieka. Są to np. imię, nazwisko, numer PESEL, data urodzenia, wiek, płeć, adres, telefon, e-mail, stan cywilny i obywatelstwo.

Przetwarzaniem danych osobowych rozumie się w szczególności zbieranie, przechowywanie na nośnikach informacji, udostępnianie, modyfikację lub zmianę, wyszukiwanie, wykorzystywanie, przekazywanie, rozpowszechnianie, publikowanie, przechowywanie, wymianę, sortowanie lub łączenie, blokowanie i likwidację.

Administratorem rozumie się osobę, która określa cele i środki przetwarzania danych osobowych.

Podmiotem przetwarzającym jest osoba, która przetwarza dane osobowe dla Administratora zgodnie z jego instrukcjami.

Użytkownikiem jest osoba, która korzysta z usług Administratora.

Osoba współpracująca to partner umowny Użytkownika.

Rozporządzeniem rozumie się Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), znane również pod skrótem RODO.

I. Administrator

Administrator jest administratorem danych osobowych w odniesieniu do wszystkich usług świadczonych za pośrednictwem Strony internetowej i Aplikacji, jednak tylko w zakresie danych osobowych wprowadzonych przy zakładaniu konta w Aplikacji lub na Stronie internetowej. W przypadku gdy Użytkownik jako osoba, której dane dotyczą, będzie miał założone konto w Aplikacji lub na Stronie internetowej i dodatkowo zapewni dostęp do Aplikacji lub Strony internetowej Osobom współpracującym, obowiązuje zasada, że administratorem ich danych jest Użytkownik, a nie Administrator. Administrator zarządza danymi osobowymi bezpośrednio lub za pośrednictwem swoich podwykonawców poszczególnych usług, przy czym jednak we wszystkich przypadkach odpowiada odpowiedniej osobie, której dane dotyczą, tak jakby dane osobowe przetwarzał sam. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.

We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych lub wykonywaniem Twoich praw zgodnie z Rozporządzeniem możesz zwracać się na kontaktowy adres e-mail support@freshflow.app

II. Przetwarzane dane osobowe

Zakres przetwarzanych danych osobowych:

• dane identyfikacyjne (imię, nazwisko, NIP, numer VAT),
• dane kontaktowe (e-mail, adres, numer telefonu),
• adres IP.

Administrator przetwarza następnie wyżej wymienione dane osobowe podane przy zakładaniu konta w Aplikacji lub na Stronie internetowej, a nie dane osobowe, które Użytkownik dodatkowo wprowadza do samej Aplikacji lub na Stronę internetową podczas użytkowania. Podmiot, który wprowadza dane osobowe do Aplikacji lub na Stronę internetową, ponosi pełną odpowiedzialność za zgodność tego wprowadzania z odpowiednimi przepisami prawnymi (Użytkownik jest administratorem tych danych, określa cel ich przetwarzania, czas przechowywania itp.). Jednocześnie ten Użytkownik jest w pełni odpowiedzialny w stosunku do osoby, której dane osobowe dotyczą.

Twoją komunikację z obsługą klienta i komunikację danych za pośrednictwem okna czatu internetowego oraz związane z tym dane przechowujemy przez okres 6 miesięcy w celu zapewnienia niezbędnych informacji o zrealizowanej transakcji, kontroli wewnętrznej i niezbędnej ochrony praw Administratora.

III. Cel przetwarzania danych osobowych

Celem przetwarzania Twoich danych osobowych jest wypełnienie zobowiązania umownego Administratora do świadczenia Ci usługi elektronicznej w postaci założenia konta w Aplikacji lub na Stronie internetowej, które będzie oznaczone Twoim imieniem i nazwiskiem, adresem e-mail i ewentualnie hasłem, które wybierzesz. Usługa elektroniczna w postaci założenia konta jest świadczona bezpłatnie na czas nieograniczony z tym, że masz możliwość w każdej chwili i bez podania przyczyny zrezygnować ze swojego konta poprzez pisemną prośbę na adres support@freshflow.app. Dalszymi celami przetwarzania są poprawa jakości świadczonych usług, zwiększenie bezpieczeństwa świadczonych usług, cele księgowe i podatkowe oraz wypełnianie obowiązków prawnych.

IV. Czas przechowywania i odbiorcy danych osobowych

Twoje dane osobowe są przetwarzane i przechowywane przez okres rejestracji Twojego konta i przez okres 5 lat od jego zakończenia. W przypadku gdy udzielisz zgody na wysyłanie komunikatów handlowych, Administrator będzie dalej przetwarzał Twoje dane osobowe w celu wysyłania komunikatów handlowych przez okres udzielenia Twojej zgody, tj. do momentu wyrażenia Twojej odmowy i/lub usunięcia Twojego konta.

Twoje dane osobowe nie będą przekazywane żadnym osobom trzecim z wyjątkiem specjalistów IT zapewniających działanie Strony internetowej i Aplikacji, analiz marketingowych i e-mailingu oraz użytkowników, z którymi komunikujesz się przez Stronę internetową i Aplikację (w zakresie imię, nazwisko, numer telefonu, e-mail). Ponieważ w działaniu Strony internetowej i Aplikacji uczestniczą również podmioty z USA, Twoje dane osobowe będą przekazywane również do USA. Odpowiednie przekazywanie danych odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską, które zawarliśmy z odpowiednimi dostawcami usług / osobami trzecimi, a także na podstawie udzielonej przez Ciebie zgody.

V. Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem Twoich danych osobowych przez Administratora masz następujące prawa, które możesz w każdej chwili wykonać:

Prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, czyli Twoje prawo do uzyskania na podstawie Twojego wniosku informacji (potwierdzenia), czy Twoje dane osobowe są lub nie są przetwarzane. Jeśli Twoje dane osobowe są przetwarzane, masz prawo uzyskać dostęp do tych danych osobowych i jednocześnie masz prawo uzyskać następujące informacje:

1. a) cele przetwarzania;
2. b) kategorie danych osobowych, których dotyczy przetwarzanie;
3. c) odbiorcy lub kategorie odbiorców, którym twoje dane osobowe zostały lub zostaną udostępnione, w szczególności odbiorcy w krajach trzecich lub w organizacjach międzynarodowych;
4. d) planowany okres przechowywania twoich danych osobowych, a jeśli nie można go określić, kryteria użyte do ustalenia tego okresu;
5. e) istnienie prawa do żądania od Administratora sprostowania lub usunięcia twoich danych osobowych lub ograniczenia ich przetwarzania albo wniesienia sprzeciwu wobec tego przetwarzania;
6. f) wszelkie dostępne informacje o źródle danych osobowych, jeśli Administrator nie uzyskał ich od ciebie;
7. g) fakt występowania zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 Rozporządzenia, a przynajmniej w takich przypadkach istotne informacje o zastosowanej logice, jak również znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach takiego przetwarzania dla ciebie.

Prawo do żądania sprostowania swoich danych osobowych, czyli prawo do tego, aby Administrator bez zbędnej zwłoki sprostował nieprawidłowe dane osobowe, które cię dotyczą; masz również prawo do uzupełnienia niekompletnych danych osobowych, w tym poprzez złożenie dodatkowego oświadczenia.

Prawo do żądania usunięcia swoich danych osobowych, czyli prawo do tego, aby Administrator bez zbędnej zwłoki usunął dane osobowe, które cię dotyczą, jeśli zachodzi jedna z następujących przyczyn:

1. a) twoje dane osobowe nie są już potrzebne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
2. b) jeśli cofniesz zgodę, na podstawie której twoje dane osobowe były przetwarzane, i nie istnieje żadna inna podstawa prawna do ich przetwarzania;
3. c) wniesiesz sprzeciw wobec przetwarzania twoich danych osobowych zgodnie z art. 21 ust. 1 Rozporządzenia i nie będą istnieć żadne nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania zgodnie z art. 21 ust. 2 Rozporządzenia;
4. d) twoje dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem;
5. e) twoje dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego, któremu podlega Administrator;
6. f) twoje dane osobowe zostały zebrane w związku z oferowaniem usług społeczeństwa informacyjnego zgodnie z art. 8 ust. 1. Rozporządzenia.

Prawo do ograniczenia przetwarzania twoich danych osobowych, czyli prawo do tego, aby Administrator ograniczył przetwarzanie twoich danych osobowych w którymkolwiek z następujących przypadków:

1. a) jeśli kwestionujesz prawidłowość twoich danych osobowych, na okres niezbędny do tego, aby Administrator mógł sprawdzić prawidłowość twoich danych osobowych;
2. b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a ty odmawiasz usunięcia twoich danych osobowych i zamiast tego żądasz ograniczenia korzystania z twoich danych osobowych;
3. c) jeśli Administrator nie potrzebuje już twoich danych osobowych do celów przetwarzania, ale ty ich potrzebujesz do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych;
4. d) jeśli wniesiesz sprzeciw wobec przetwarzania twoich danych osobowych zgodnie z art. 21 ust. 1 Rozporządzenia, do czasu sprawdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy Administratora przeważają nad twoimi prawnie uzasadnionymi podstawami.

Prawo do przenoszenia twoich danych osobowych, czyli prawo do otrzymania danych osobowych, które cię dotyczą, które przekazałeś Administratorowi, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i nadającym się do odczytu maszynowego formacie, oraz prawo do przekazania tych danych innemu administratorowi bez przeszkód ze strony Administratora, w przypadku gdy:

1. a) przetwarzanie opiera się na zgodzie zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia lub art. 9 ust. 2 lit. a) Rozporządzenia lub na umowie zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. b) Rozporządzenia; oraz
2. b) przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany.

Wykonując swoje prawo do przenoszenia danych, masz prawo do tego, aby dane osobowe zostały przekazane bezpośrednio przez Administratora innemu administratorowi, jeśli jest to technicznie możliwe.

Prawo do wniesienia sprzeciwu, czyli prawo do wniesienia w dowolnym momencie, z przyczyn związanych z twoją szczególną sytuacją, sprzeciwu wobec przetwarzania twoich danych osobowych, które są przetwarzane na podstawie przesłanek prawnych:

– przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi, lub

– przetwarzanie jest niezbędne do celów prawnie uzasadnionych interesów danego administratora lub strony trzeciej.

Jeśli wniesiesz sprzeciw wobec przetwarzania twoich danych osobowych, Administrator nie będzie dalej przetwarzał twoich danych osobowych, chyba że wykaże istotne prawnie uzasadnione podstawy do ich przetwarzania, które przeważają nad twoimi interesami lub prawami i wolnościami, lub do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń prawnych.

Prawo do złożenia skargi u organu nadzorczego, czyli u Urzędu Ochrony Danych Osobowych, pod adresem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, oficjalna strona: https://www.uoou.cz.

W celu realizacji swoich praw skontaktuj się na e-mail support@freshflow.app lub pod numer telefonu: +420, albo listownie na adres siedziby Administratora.

Użytkownik nie ma obowiązku podania danych osobowych. Podanie danych osobowych jest jednak niezbędnym wymogiem do zawarcia i wykonania umowy, a bez podania danych osobowych nie można zawrzeć umowy ani jej wykonać ze strony Administratora.

VI. Zbieranie danych operacyjnych i innych

Administrator, poza wyżej opisanymi danymi osobowymi, gromadzi i przetwarza również inne dane, na podstawie których nie jest możliwe zidentyfikowanie użytkownika Strony internetowej i/lub Aplikacji (zarówno zarejestrowanego, jak i niezarejestrowanego) w jakikolwiek sposób (dalej zwane „innymi danymi”).

Te inne dane służą do wysyłania powiadomień na dane urządzenie i ułatwiają naprawy błędów w kodzie Aplikacji i/lub Strony internetowej. Chodzi w szczególności o:

• ID urządzenia (UDID)
• datę i czas pierwszego dostępu
• datę i czas ostatniego logowania
• platformę (Android/iOS)
• model urządzenia
• wersję aplikacji mobilnej.

Zbieramy również dane analityczne i informacje o korzystaniu z Aplikacji / Strony internetowej. Chodzi tutaj w szczególności o dane:

• dotyczące częstotliwości odwiedzania określonej sekcji,
• liczby kliknięć na określony przycisk strony internetowej / aplikacji.

Te dane służą wyłącznie do identyfikacji potencjalnych problemów i błędów w Aplikacji (Stronie internetowej) oraz jej udoskonaleniu dla wygodniejszej i płynniejszej obsługi użytkownika.

Wszystkie te inne dane przechowujemy przez czas nieokreślony. Użytkownik nie ma możliwości przeglądania tych danych ani ich usuwania. Jeśli użytkownik odinstaluje aplikację i zainstaluje ją ponownie, generowane są nowe dane.

Te zasady obowiązują od 1.10.2021.